기획자들끼리 얘기하다 보면 가장 스트레스 받는부분이 클라이언트의 변심에 의한 작업의 범위의 변경요소라고 얘기들 한다.
그도 그럴것이 커뮤니케이션을 진행하는 기획자의 입장에서 가장 부담이 되는것이 작업자들의 수고였을것이다.
변경에의한 설계안을 다시 디자이너/코더/플래셔/개발자 들에게 전달해야하고 그들의 작업에 대한 협의를 지켜봐야 함에 있어서 기획자들의 스트레스는 극에 달한다.
이런부분에서 커뮤니케이션의 중요성은 말할것도 없을것이다.
문제는 을의 입장에서 변경사항들에 대한 반론이 약하다는것이다.
그것을 작업자들이 생각해주느냐 못하느냐는 기획자의 몫인것이다.
언밀이 따지면 기획자와 관리자의 몫이겠다.
몇가지의 사례를 들어 설명한다면 이해가 더 쉬워질듯 하다.
사례 1 - 막무가내 담당자
가장 힘든 클라이언트인듯 하다.
상부의 지시에 의해서 어쩔수 없다. 바꿔라.
협의에 대한 논의도 없이 무조건 진행 하라는 얘기에 회의실에 찬물이라도 끼얹은듯 하다.
이럴때의 대처방법은 당황하지 않는 자세이다.
이런상황을 본사에 리스크 요건으로 알리고 각 PL들을 소집해서 현 상황을 빠짐없이 얘기 해야 한다.
가장 중요한 사항은 PL들의 긍정의 마인드를 이끌어 내는것이다.
수정사항들을 정리하고 이에 대한 확인을 다시 클라이언트와 협의 해야 한다.
최종안에 대한 인력 M/M를 산정하고 뒤에 전체 일정을 협의 하여 마무리 해야 한다.
모든 사항들은 문서화 해야 한다. 회의록부터 인력 투입 사항, 일정표까지 모두 문서화 하여 현 변경안에 따른 리스크 요소와 향후에도 이런사항이 벌어지지 않도록해야함을 클라이언트에게 주지 시켜야 한다.
사례2 - 담당자의 변경
상황이 좋아질 수도 있고 안좋아질수도 있는 상황이다.
결정권자의 변경으로 그동안의 작업들이 흐틀어질 수 있는데 이럴때의 대처방법은 문서밖에 없다.
이전 결정된 사항들을 나열 하고 현재 진행사항을 얘기해야 한다.
담당자는 인수인계를 받았을것이다.
프로젝트의 목적과 프로젝트의 리스크 .. 이런것들을 인수인계 받으면서 이 담당자는 분명 자기것으로 만들고 싶을것이다.
그래서 이런 저런 수정사항들이 나오게 마련이다.
그 시점이 설계 이전 단계라면 그나마 괜찮은 상황이지만 구현단계라면 그것을 말이 달라진다.
기획자는 작업들의 인력산정을 머리속에 가지고 있어야 한다.
작업 단위별로 세세한 부분까지 가지고 있어야 한다.
수정사항이 나올때 머리속에서 계산을 하고 대응방안을 마련해야 한다.
여의치 않다면 제안을 가지고 오겠다고 한 후 그에 대한 제안서를 만들어서 담당자와 얘기를 해야 한다.
가장 중요한것은 담당자와 나는 똑같이 프로젝트의 성공만을 바라본다는것을 인식 시켜야 한다.
사례 3 - 감정적인 담당자
사람은 감정적인 동물이기에 사람과 사람이 일함에 있어서 감정이 쌓이게 된다.
이런 감정이 쌓이기 이전에 풀어야 하는것이 가장 중요하지만 서로의 입장만을 생각하다가 보면 분명 쌓이는것은 있기 마련이다.
감정을 추스리는것은 역시 을의 입장에서의 모습일것이다.
어쩔수 없다 우린 을이기에 잘 봐달라고 할 수밖에 감정적인 부분을 풀어주고 나도 당신과 같은 방향으로 가기를 원한다고 얘길 해야 한다. 그것이 어떤 희생이 있다 해도... 더큰것을 바라 볼 수 있는 기획자가 되어야 한다.
사례4 - 담당자의 실수
담당자의 실수로 작업이 변경되는 부분이 자주 발생 한다.
한사람이 모든 작업들을 다 알 수 없듯이 담당자의 실수도 발생 할 수 있다.
이때의 실수는 분명 기획자의 실수와도 마찬가지다.
담당자가 체크한 부분들을 모두 분석해야 함에도 그것을 못했기 때문이라고 볼수 있다.
분명한것은 담당자의 실수라는것을 인지 시켜야 하고 그에 따른 대응방안을 기획자는 빨리 만들어야 한다.
그리고 진행되는 상황을 주시 해야 한다.
몇가지의 사례로 얘기될 수 없지만 중요한 부분은 클라이언트의 생각을 읽는것이고 그것을 반영하는것인듯 하다.
그리고 작업자들의 성향을 생각해서 감추는것은 더 부자연스러운 부분들을 야기 한다.
이런것들을 줄이기 위해서 적어도 PL들과는 공유 해야 한다.
모든것을 오픈 하고 그에 대한 대응방안을 서로 고민해야 한다.
무엇보다도 커뮤니케이션때문에 스트레스받는 기획자가 없었으면 한다.
그리고 그것을 이해해주는 작업자들이 있었으면 한다.
